Certificación en compliance: qué es, para qué sirve y cómo conseguirla

El mundo empresarial está cada vez más regulado y en el que la sociedad exige unos mayores estándares de ética a las empresas, contar con una certificación en compliance se ha convertido en una inversión estratégica para el futuro de cualquier organización. No obstante, la mayoría de estas desconocen todavía cómo pueden hacerse con una o incluso qué valor aporta la obtención de las certificaciones en la práctica. Lo veremos en detalle en este artículo.

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¿Qué es una certificación en compliance? Para qué sirve

Lo primero que debemos hacer para comprender la relevancia de las certificaciones en compliance es empezar por su definición. Una certificación de esta clase es un reconocimiento formal otorgado por una entidad acreditada para ello que avala que una organización ha implementado un sistema de gestión de cumplimiento normativo y que cumple con los estándares establecidos en la misma.

La obtención de una certificación conlleva un proceso de cierta complejidad, ya que implica una evaluación exhaustiva por parte de la entidad reguladora de las políticas, procedimientos y controles que la empresa ha puesto en marcha para prevenir, detectar y resolver posibles incumplimientos legales o éticos.

A nivel internacional, el organismo regulador principal de este tipo de certificaciones es la International Federation of Compliance Associations (IFCA) y, adherida a esta, en España contamos con la Asociación Española de Compliance (ASCOM), responsable de adjudicar la Certificación de Compliance CESCOM®.

Una certificación en compliance es esencial para que las organizaciones demuestren su compromiso con las normativas y garanticen que cuentan con los mecanismos necesarios para gestionar posibles riesgos.

Ahora que tenemos claro en qué consiste, cabe preguntarse cuál es su relevancia; es decir, cuáles son realmente los beneficios de contar con una certificación en compliance para las organizaciones y empresas que la consiguen. ¡Veámoslo en el siguiente listado!

• Mejora la reputación corporativa de la organización.
• Reduce el riesgo de multas y sanciones por el incumplimiento de normas.
• Optimiza los procesos internos de las empresas, mejorando su eficiencia operativa.
• Aporta una ventaja competitiva en licitaciones y contratos.
• Mejora la toma de decisiones y la gestión de riesgos empresariales.
• Atrae y retiene talento al transmitir su compromiso con la ética laboral.

Cómo conseguir tu certificación en compliance: paso a paso

Como ya adelantamos, hacerse con una certificación en compliance puede llevar algo de tiempo a las organizaciones. Al fin y al cabo, es un proceso que requiere planificación, dedicación y recursos, pero, como hemos visto en el punto anterior, los beneficios a largo plazo son numerosos y tienden a superar con creces cualquier inversión inicial.

Sin embargo, ¿cómo pueden hacerse las organizaciones con una de estas certificaciones? ¿Se requieren muchos requisitos diferentes para lograrlo? A continuación, explicamos cómo conseguir una certificación de compliance paso a paso. ¡Lee con mucha atención y toma nota!

Analizar y evaluar la organización

El procedimiento para solicitar una certificación de compliance empieza siempre con un buen diagnóstico. La organización o empresa en cuestión -incluyendo a la directiva- debe realizar una evaluación exhaustiva de su situación actual en materia de cumplimiento normativo.

Esto incluye las siguientes tareas:

• Identificar áreas de riesgo específicas dentro del sector y de la empresa.
• Analizar las brechas existentes en los procesos actuales de los diferentes niveles operativos y administrativos de la organización.
• Evaluar el nivel de conocimiento y compromiso de todos los trabajadores en materia de compliance.

Elegir la norma y entidad certificadora

Tras el diagnóstico inicial, la organización suele desarrollar un sistema de gestión de compliance que se ajuste a sus necesidades específicas. Una vez implementado, es el momento de decidir bajo qué estándar se quiere certificar, ya que es un aspecto clave que determinará los requisitos de obtención y otros elementos relevantes.

En España, una opción popular actualmente es solicitar la certificación de compliance denominada UNE 19601, para sistemas de gestión de compliance penal, pero hay otras dependiendo del enfoque que se busque. Además, es preciso elegir una entidad acreditada y respetada en el sector, como AENOR o Bureau Veritas, para obtener la certificación.

Pre-auditar de forma interna y presentar la solicitud

Una vez elegida la certificación a la que se desea optar, la organización lleva a cabo una auditoría interna exhaustiva para asegurarse de que todos los elementos del sistema de gestión de compliance están en su lugar y funcionando como deberían. Así, es posible identificar áreas de mejora y corregirlas antes de la auditoría oficial.

Superada la auditoría interna, llega el momento de contactar con la entidad certificadora elegida y presentar la solicitud formal de certificación, que puede realizarse de diversas formas, según la entidad organizadora en cuestión.

Auditar la certificación e implementar medidas correctivas

Llegado “el momento de la verdad”, la entidad certificadora realiza una auditoría exhaustiva del sistema de gestión de compliance de la organización, durante la que esta debe actuar con transparencia y honestidad.

El proceso de la auditoría suele incluir:

• Revisar documentación y registros.
• Entrevistar al personal de diferentes niveles.
• Observar la ejecución de los procesos en el día a día.

Mantener y renovar la certificación

Si todo ha ido bien, la organización recibe su certificación de compliance, cuya validez generalmente es de tres años. Esto quiere decir que no se trata de un procedimiento finito, sino todo lo contrario. La organización debe mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de compliance, sometiéndose a auditorías de seguimiento con cierta regularidad y actualizando sus políticas internas.

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