Cómo ser organizadora de eventos: claves

Según el último Estudio de Mercado de Eventoplus, el 84% de las empresas considera que los eventos forman una parte integral de los planes de marketing. Esta cifra demuestra la importancia de la organización de este tipo de actividades, así como la necesidad de contar con profesionales especializados en ello. Sin embargo, ¿cómo ser organizadora de eventos? ¿Cuáles son las claves para acceder con éxito a este campo profesional apasionante?

En el artículo de hoy exploramos esta cuestión en detalle, desvelándote algunas pautas esenciales para desarrollar una carrera en este sector. Además, te adelantamos que contar con una formación especializada es también fundamental. ¡Echa un vistazo a nuestro Curso de Gestión y Organización de Eventos y descubre cómo puedes hacerte con un doble título!

Las claves para convertirte en organizadora de eventos: ¿cómo serlo?

El papel de los organizadores de eventos ha cambiado mucho a lo largo de los años. En sus orígenes, estos profesionales cumplían un mero rol logístico, asegurándose de que los recursos estuviesen a punto en tiempo y forma antes del evento en cuestión. Sin embargo, con el tiempo fueron adquiriendo nuevas funciones de organización y planificación, a la par que desarrollando un lado creativo cada vez más relevante.

La organización de eventos combina creatividad, precisión y atención a las necesidades de los clientes.

En la actualidad, como resultado de una sociedad que cada vez valora más la conexión humana frente a la frialdad de la era digital, el papel del organizador de eventos ha evolucionado todavía más. Los organizadores se han transformado en artistas que crean experiencias y convierten visiones en realidades tangibles.

Sin embargo, esto ha provocado que el acceso a este sector sea un poco más complejo. Los requisitos mínimos de antaño comienzan a quedar obsoletos y habilidades blandas como la creatividad, la empatía o la templanza ganan valor. Entonces, ¿cómo ser organizadora de eventos en un momento como el actual?

A continuación, te presentamos algunas claves poco convencionales, pero muy valiosas, para destacar en este campo profesional fascinante y dinámico. ¡Toma nota!

Convierte eventos en experiencias

La Fanta Haunted Mansion, el CES de Las Vegas y la Gala del MET. ¿Qué tienen en común estos eventos tan diferentes? En todos ellos, los organizadores se han asegurado de convertir una simple reunión o celebración en toda una experiencia memorable y con su propia narrativa.

Esta es una de las claves más importantes que dan respuesta a cómo ser organizadora de eventos: contar historias cautivadoras y coherentes a través de cada aspecto del evento, utilizando un hilo conductor que influya en todas las decisiones que se tomen para la organización del mismo.

Desde la elección del lugar hasta la selección de los elementos decorativos o el catering, todos los elementos deben contribuir a contar la historia general.

Desarrolla un sexto sentido para las tendencias emergentes

La intuición puede ser una de las armas más valiosas de un organizador de eventos. Con esto nos referimos a la capacidad para predecir tendencias, detectar cambios sutiles en los gustos del público e identificar preferencias antes de que estas se generalicen. En definitiva, ¡el secreto es adelantarse a las modas!

De todos modos, esta habilidad para la predicción no se basa solo en el instinto. Para ser organizadora de eventos, es preciso dominar algunas herramientas de análisis predictivo y software de analítica digital avanzados, así como explorar campos como la psicología del comportamiento, el neuromarketing y los hábitos de compra.

Gestiona el tiempo y sé flexible: esencial para ser organizadora de eventos

El concepto de multitasking podría haber sido inventado por un profesional del sector de la organización de eventos, ya que es precisamente uno de los que mejor dominan. Organizar eventos implica realizar numerosas tareas, coordinarlas a un mismo tiempo, y garantizar que se cumplen los plazos y se cierran objetivos en tiempo y forma.

Para lograrlo de forma efectiva, los organizadores deben crear cronogramas detallados con una planificación muy rigurosa en la que se incluyan, entre otros elementos clave, márgenes de tiempo para imprevistos bien delimitados.

Eso sí, ten en cuenta que, en muchos casos, surgirán imprevistos que te obligarán a tomar decisiones rápidas e improvisar sobre la marcha. Aquí deberás ser flexible y apoyarte en tus dos mejores bazas: ¡creatividad y experiencia!

Colabora con otros profesionales para un resultado excepcional

El camino a seguir para ser organizadora de eventos es mucho más llevadero en compañía de otros expertos que sirvan como guía y colaboradores. Crea y mantén buenas relaciones con profesionales de otras disciplinas para enriquecer tu perspectiva y ayudarte a obtener ideas frescas y originales.

Algunos de estos profesionales podrían ser:

• Diseñadores gráficos.
• Técnicos de marketing.
• Publicistas y RR.PP.
• Periodistas.
• Psicólogos.
• Community managers.
• Perfiles tecnológicos.

Apuesta por la sostenibilidad en cada proyecto

De acuerdo con el Índice anual de problemas globales de Semrush, la sostenibilidad ha sido en 2023 el tercer término de búsqueda más popular en el mundo, algo que demuestra la creciente preocupación de la sociedad por la protección del medio ambiente y la responsabilidad social. Y esta preocupación, como no podía ser de otra manera, se ha trasladado también a la organización de eventos.

Tanto si se debe a una verdadera concienciación como si se trata de una mera estrategia de greenwashing, hoy en día ninguna empresa quiere verse envuelta en una crisis de reputación como consecuencia de un evento corporativo poco sostenible o irresponsable. Por este motivo, para ser organizadora de eventos es imprescindible incorporar prácticas sostenibles en la organización de cualquier evento.

Algunos ejemplos de este tipo de prácticas podrían ser:

• Investigar y seleccionar proveedores comprometidos con la sostenibilidad.
• Emplear fuentes de energía renovables.
• Emplear materiales decorativos reutilizables o biodegradables.
• Implementar tecnologías que reducen el uso de papel.
• Ahorro de energía en sistemas de iluminación.
• Elección de proveedores locales.
• Evitar desplazamientos innecesarios con eventos híbridos.
• Reducción de residuos plásticos.

Construye relaciones duraderas con tus clientes

Según los expertos, retener a un cliente es entre y 7 veces más barato que atraer a uno nuevo, un dato que evidencia la importancia de cuidar con mimo y dedicación a la clientela ya existente. Y es que, aunque conseguir que los clientes repitan no es tarea sencilla, ofreciéndoles un servicio excelente cada vez resulta asequible.

Esto se aplica también en el mundo de los eventos. Conocer a los clientes regulares, entender sus expectativas y satisfacer sus objetivos puede ser la diferencia entre una relación duradera y una efímera. Por ello, una de las claves de cómo ser organizadora de eventos es construir relaciones que se mantengan en el tiempo, aplicándolo no solo a clientes, sino también a proveedores, asistentes y colaboradores. ¡Nunca se sabe dónde puede surgir una nueva oportunidad laboral!

Ya sabes cómo ser organizadora de eventos: ¡fórmate ahora!

Dar respuesta a cómo ser organizadora de eventos no es tarea sencilla, pero esperamos haberte dado una idea en este artículo de cuáles son algunas de las pautas clave que debes seguir para lograrlo. Aun así, ten en cuenta que, para adentrarte con pie firme en este sector, antes que nada, necesitarás hacerte con una buena formación especializada. ¡Justo lo que podrás obtener en el Curso de Gestión y Organización de Eventos de Deusto Formación!

Nuestro curso ha sido diseñado por especialistas para acercarte a las técnicas y herramientas fundamentales que has de dominar para organizar todo tipo de eventos, celebraciones y actos en cualquier sector. De la mano de un profesorado experto, profundizarás en 8 módulos temáticos apasionantes, accediendo a un montón de recursos didácticos a través del campus virtual.

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